ОГЛАВЛЕНИЕ
1 Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации
2 Практические задания
Используемая литература
1 Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации
Возможно вы искали - Курсовая работа: Основы документационного обеспечения управления
Систематизация документов
В любой организации решение проблем документационного обеспечения возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. эффективность труда сотрудников службы делопроизводства зависит от квалификации, от степени технической оснащенности, от учета технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых при работе с документами.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующим законодательством.
Организационный аспект включает разработку оптимальной структуры службы делопроизводства.
Похожий материал - Курсовая работа: Основы кадрового консталинга
Практика выработала три формы организации работы с документами – централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения или одного сотрудника. Эта форма является наиболее рациональной, так как позволяет улучшить организацию труда работников, эффективно использовать оргтехнику. Однако полная централизация возможна только в небольших учреждениях.
При децентрализованной форме организации каждое структурное подразделение создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов. Эта форма характерна для тех учреждений, где аппарат территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.
Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном звене выполняются операции по созданию, систематизации, хранению документов.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в документах. Они являются основными средствами передачи информации, отражают планы, программы учреждения, выступают как предмет и результат труда.
Очень интересно - Реферат: Основы кадровой работы на предприятии
Документы классифицируются по ряду признаков:
· по месту составления – внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция);
· по содержанию – организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу;
· по особенностям происхождения - служебные и личные;
· по срочности – срочные (доверенности, командировочные удостоверения, телеграммы, телефонограммы, документы с пометкой « срочно») и несрочные;
Вам будет интересно - Курсовая работа: Основы классификации нововведений по их типу. Виды стратегий нововведений
· по стадиям создания документа – черновики, подлинники, копии, дубликаты, выписки и отпуски;
· по степени сложности – простые (содержат один вопрос) и сложные (два и более);
· по способу фиксации – письменные, графические, акустические, фото и кинодокументы;
· по видам – типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные;
· по наименованию – устав, приказ, договор, акт, план и т.д.;
Похожий материал - Доклад: Основы коммуникативной культуры менеджера
· по степени гласности – обычные, секретные и для служебного пользования;
· по срокам хранения – долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения;
· по юридической силе – подлинные и подложные документы;
· по роду деятельности документы классифицируются на системы документации : плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.