Основной задачей секретарской службы являетсядокументационное и организационное обеспечение деятельности организации (подразделения) и ее руководства вне зависимости отобъемов функций данной организации и специфики ее деятельности. В соответствии с объемами работ секретарская служба может исполняться одним лицом или группой лиц, например секретариатом. Если секретарские обязанности выполняет группа лиц, то составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица, за которыми они закрепляются. Предусматривается также выполнение операций за отсутствующих по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и т.п.) другими сотрудниками данного подразделения.
Все операции, выполняемые секретарской службой, разделяются на две группы: документационные и организационные.
В состав документационных операций входят:
1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.
2. Прием и отправка исходящих документов.
Возможно вы искали - Реферат: Организация системы управления рисками на предприятии
3. Прием документов от работников организации:
для передачи на рассмотрение руководству;
для изготовления документов по установленной форме
(на бланках, машинописным способом и т.п.);
для копирования и размножения.
Похожий материал - Реферат: Организация создания и функционирования венчурных фирм в строительстве
4. Передача работникам организации документов:
поступивших от руководства с резолюциями;
направляемых в соответствии с имеющимся в организации указателем распределения поступающих документов;
поступивших после изготовления, копирования (размножения).
5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.
Очень интересно - Реферат: Организация стратегического контроля
6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.
7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.
8. Обеспечение сохранности документов.
В состав организационных операций входят:
1. Подготовка рабочего места руководителя.
Вам будет интересно - Реферат: Организация торгов на аукционах
2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места.
3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников организации.
4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.
5. Подготовка служебных командировок руководства.
6. Подготовка совещаний, заседаний.
Похожий материал - Реферат: Организация труда в новых экономических условиях
7. Подготовка материалов по указанию руководства. Входящие документы могут поступать к секретарю следующими путями:
1. От специализированных делопроизводственных подразделений организации (например, от канцелярии, отдела правительственной почты и т.п.).
2. От учреждений связи.
3. От отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и сторонних организаций.