выполнила __________
ФЭИОП, VI курс, с.о.
бухучет и аудит
проверил Поздняков В.Я.
Москва, 1999
План
1. Сущность документационной системы управления
Возможно вы искали - Реферат: Достижения соглашения в переговорах, не делая уступок
2. Основные нормативно-методические документы по
делопроизводству
3. Правила оформления документов
4. Системы документации
5. Эффективность рациональной системы делопроизводства
Сущность документационной системы управления
Похожий материал - Реферат: Женщина и карьера
В наше время термин «делопрои зводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечи вающая документирова ни е и организацию работы с официальными документами. Наряду с терми ном « дел опроиз водство» в послед ние год ы употребляется и синонимичный ему термин « документационное обесп ечение упра вления ». Возни кновение его связано с измене нием организационно-технической основы делопроиз водства и методологических подход ов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу раб оты с документами средств вычислительно й техники и современных информац ионных технологий соз да ния, сбора , обработки , на копления, хранени я, пои ска и использования информации в управлении . Таким образом, те рмин «документационное обеспечени е управл ения» как бы подчеркивает информ ац ионно-технологическую составл яющую в совреме нной организации де лопроизводства.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Очень интересно - Реферат: Загальна характеристика оборотних коштів підприємства
Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводств. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата , т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
прием первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация;
контроль за исполнением;
Вам будет интересно - Реферат: Задачи по экономике
информационно-справочная работа;
исполнение документов и отправка.
Понятие « делопроиз водство» бази руется на понятии«документирование». Под докум ентированием поним ается з апись (фиксаци я) информ ации на различных носителя х по установленным правилам . Докум ентиров ание — регламентированный процесс з апи си инфор мации на бумаге и ли ином носителе, обеспечивающий ее юридич еску ю силу. Документирование всегда осуществ ляетс я по определенным правилам, установ ленными правовы ми нормативными актами или вы работанными тради цией.
Создани е документов или документирование может осуществляться на естеств енном яз ыке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документирован ии на естественном языке соз даются текстовые документы — документы, соде ржащие речевую информацию, зафи ксированную любым типом письма или любой системой звукоз аписи. Текстовый документ, соз данный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носи теле или видеограмма документа - изображение д окумента на экране электронно-лучевой трубки.
При документировании на искусственных яз ыках создаются документы на машинных носителях — документы, соз данные с использованием носителей и способов запи си, обеспечивающих обраб отку информации электронно-вычислительной маш иной
Похожий материал - Реферат: Заключение внешнеторгового контракта
Важное з начение при документировании имеют с редства документи рования - оруд ия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть простые орудия (ручки, карандаши и др.), ме ханические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, д иктофоны, фото кино- и видеотехника н др.); средства автоматизации - компьютерная техника. В з ависимости от используемых средств документировани я различаются способы документирования (текстовое документирование, кино фото фонодокументирование , электронное документи ровани е) и типы соз даваемых при этом документов .
При использовани и простых орудий создаются рукописные пи сьменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), и зобразительные д окуме нты (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (из образительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототех ники создаются фотодоку менты, при использовани и зву коз апис ывающей техники - фоно- (или звуковые) документы; п ри применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы, с помощ ью компьютерной техники - письменные документы на бум ажном или электронном носителе, а также документы намашин ных носителях .
Документирование предполагает соблюдение установленных прав ил записи информации , специфических для кажд ого типа докуме нтов. Соблюдение этих правил при дает юридическую силу создаваем ым документам. Юридическая сила — свойство официального докум ента, сообщаемое ему действующим законодатель ством , ком петенцией издавшего его органа и установленным п орядком его оформлени я,
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой раз новидности д окументов комплексом реквизитов -обяз ательных элементов оформления документа (наиме нование автора докум ента, адресата, подпись, дата, номер документа, гри ф утверждения, печать и др.). Современные требов ания к оформлению орг анизационно-распорядительной (адм инистративной) документации зафиксированы в госуд арственном стандарте (ГОСТ Р б.3 0-97 « Унифицированные систем ы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформл ению докум ентов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквиз итов (всего их 29), но и зоны и последовательность и раз мещения на документе. Совокупность рекв из итов документа и схе ма их расположения на документе составля ют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государств енным стандартом, поэтому для правильного составления документа необ ходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) и х расп оложен ия на д окументе. Наличие формуляра , установленного государстве нным стандартом, об еспечивает единство документирования и еди нство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.