Делопроизводство в компании — это рутинный процесс, на который часто не обращают достаточного внимания, пока не возникнут неприятности, связанные с нарушениями порядка, установленного действующим законодательством. Невнимание к грамотной организации делопроизводства может привести к непредвиденным расходам, например, на оплату судебных издержек, штрафных санкций налоговой, технической, санитарной и других инспекций, а также к административной и уголовной ответственности. Беспорядок в делопроизводстве способствует исчезновению таких нужных и важных первичных источников информации, как приказы, сметы, хозяйственные договоры и бухгалтерские документы. В этом могут быть заинтересованы, как отдельные безответственные сотрудники, так и целенаправленно действующие группы, преследующие свои корпоративные интересы. Чем крупнее фирма, тем сложнее установить и поддерживать оптимальное делопроизводство.
Изначально следует организовать делопроизводство в соответствии с действующими государственными стандартами. Это впоследствии снимет многие проблемы и исключит необходимость тратить впустую драгоценное время, например на поиски понадобившегося документа, что часто можно наблюдать в заводоуправлениях, конторах и камеральных помещениях.
Документирование управленческой деятельности должно соответствовать действующим стандартам. Для организационно-распорядительных документов установлен комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения. В перечень реквизитов входят:
Государственный герб.
Эмблема предприятия.
Возможно вы искали - Статья: Пять этапов бенчмаркинга
Изображение наград.
Код юридического лица по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование министерства, ведомства или вышестоящей организации для предприятий, имеющих ведомственную подчиненность.
Наименование юридического лица.
Похожий материал - Статья: Коммуникативные стили
Наименование структурного подразделения.
Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера контактного телефона и факса, номер счета в банке.
Название вида документа.
Дата.
Индекс.
Очень интересно - Статья: Спортивный маркетинг
Ссылка на индекс и дату входящего документа.
Место составления или издания.
Гриф ограничения доступа к документу.
Адресат.
Гриф утверждения.
Вам будет интересно - Статья: Три правила прогноза продаж
Резолюция.
Заголовок к тексту.
Отметка о контроле.
Собственно текст.
Отметка о наличии приложения.
Похожий материал - Статья: Новые признаки лидерства в меняющемся мире
Подпись.
Гриф согласования.
Визы.
Печать юридического лица.