Выборочный контроль не ставит своей целью выявление уровня доверия или недоверия руководителя к сотрудникам. Его проведение — неделегируемая управленческая обязанность. Его целесообразность и эффективность зависит от соблюдения определенных принципов. Отсутствие проверок в течение длительного времени таит в себе опасность потери управляемости в организации. Выборочный контроль должен быть систематическим, даже если для этого отсутствует конкретный повод. Руководитель не должен ждать, пока возникнут ошибки. Его задача — предотвратить их.
Выборочный контроль играет важную роль в управлении компанией. Его целесообразность и эффективность в большой мере зависит от организации проведения, требующей соблюдения определенных принципов. Рассмотрим их.
1. Выборочный контроль применяется только в отношении сотрудников, непосредственно подчиненных данному руководителю.
2. Выборочный контроль не ставит своей целью выявление уровня доверия или недоверия руководителя к сотрудникам. Его проведение — неделегируемая управленческая обязанность, и сотрудники должны это понимать. Руководитель неправильно представляет свои задачи по руководству, если, например, заявляет: «Иванову я полностью доверяю, поэтому его не проверяю. У Петрова дела идут не так хорошо, поэтому его я проверяю почти каждый день».
3. При организации и проведении выборочного контроля руководитель не может руководствоваться симпатией или антипатией к сотруднику. Сотрудники должны знать, что праву самостоятельно действовать и решать, которым они обладают в рамках делегированного диапазона полномочий, противопоставлена обязанность руководителя проверить их деятельность.
Возможно вы искали - Статья: Результативные совещания
Проверка кассы — одна из форм выборочного контроля. Ни один руководители не откажется от внезапной проверен кассы только потому, что он доверяет кассиру.
Сотрудники должны знать, что выборочный контроль — неделегируемая обязанность руководителя, Он может осуществляться на любом участке, в любое время.
В цехе, находящемся в подчинении М., работа шла в три смены. Он доверял своим сотрудникам и за 5 лет, в течение которых был начальником цеха, ни разу но проверял их работу ночью. Заменивший его С. через две недели после вступления в должность неожиданно появился в цехе в 3 часа ночи. Он поздоровался с сотрудниками ночной смены и сказал: «Я рад, что вы так старательно работаете, другого я и не предполагал». Однако его ночной визит породил напряженность между ним и подчиненными. Они объяснили это так: «Более двадцати лет мы проработали на заводе. За это время ни один начальник не пытался застать нас ночью врасплох. Поведение С. мы воспринимаем как выражение личного недоверия».
В принципе новый руководитель, контролируя работу сотрудников ночью, действовал правильно. Его предшественник, не делавший этого, нарушал служебные обязанности. Но, с точки зрения корпоративной этики, с действиями нового руководителя нельзя согласиться. До проведения проверки на совещания с сотрудниками он должен был обратить их внимание не то, что он им полностью доверяет, но обязан осуществлять выборочный контроль. Поэтому его появление в цехе ночью для сотрудников не должно быть неожиданностью.
4. Выборочный контроль руководитель должен осуществлять сам. Эта работа никому не может быть передоверена.
Похожий материал - Статья: Что мешает развитию вашей профессиональной квалификации
5. Выборочный контроль должен быть систематическим, даже если для этого отсутствует конкретный повод. Руководитель не должен ждать, пока возникнут ошибки. Его задача — предотвратить их.
6. Выборочный контроль следует проводить целенаправленно. Руководитель должен ясно представлять работу сотрудника, возможные источники его ошибок или неверных решений.
Эпизодический обход завода, сопровождаемый вопросами типа: «У вас вес в порядке?», — мера явно формальная. Этого недостаточно для того, чтобы убедиться в правильности выполнения сотрудниками поставленных задач.
7.Выборочный контроль процесса должен быть проведен полностью.При осуществлении контроля руководитель должен изучить сильные и слабые стороны сотрудника как личности.
8.Выборочный контроль не должен мешать производственному процессу. Его необходимо проводить без спешки и нервозности.
Очень интересно - Статья: Что мешает вам освоить теорию управления (и для чего вам это нужно)
9.При проведении контроля руководителю нельзя забывать об этических нормах. Например, он не должен опрашивать коллег о работе сотрудника.
10.Выводы руководителя по итогам выборочного контроля не могут быть основанием для вмешательства в действия и решения сотрудников, если они не выходят за рамки данных им полномочий.Руководитель может высказать сотруднику свое мнение по проблеме, оно должно рассматриваться только как побуждение к действию, а не распоряжение.
Заместитель директора магазина одежды увидел в городе пальто немецкого производства, которые конкуренты продавали по 12 900 руб. Но в его магазине такие пальто продавались по 12 000 руб. Он вызвал начальника коммерческого отдела и спросил, чем оправдана низкая цена. Подчиненный объяснил, что цены были установлены с учетом низкой закупочной цены и благодаря этому оборот очень хороший.
Зам. директора тем не менее велел повысить розничную цену на 500 руб., на что услышал ответ: «Я подумаю». Заместитель директора возразил: «Тут нечего думать, как я решил, так и будет».
В ответ начальник коммерческого отдела сказал, что он имеет право устанавливать отпускные цены на пальто самостоятельно, и не будет нести ответственность за их сбыт, если цены повысятся.
Вам будет интересно - Реферат: Определение стоимости внедрения средств автоматизации в проектные организации
Заместитель директора имел право ни выборочный контроль, заметив значительную разницу цен на пальто. Выборочный контроль окончился в тот момент, когда причины установления низкой цены на пальто были разъяснены. Упреки руководителя были излишними. Его распоряжение о повышении цены явилось вмешательством в сферу полномочий сотрудника.
11. Руководитель должен быть в состоянии провести выборочный контроль в обычной рабочей обстановке.
Вице-президент банка с большим объемом работы курирует 25 директоров филиалов. У каждого из них, в свою очередь, — до 20 сотрудников. Справиться с требуемым объемом проверки он, естественно, не может. Руководство банка обязано пересмотреть объем нагрузки высших руководителей банка.
12. Выборочный контроль считается полным только при анализе его результатов. По итогам проверки с сотрудником проводится беседа. Руководитель не должен откладывать анализ результатов проверки и беседу на более поздний период.
13. Если результаты выборочного контроля удовлетворяют руководителя, то он должен сказать сотруднику, что доволен им. Если есть основания, сотрудника следует поощрить, при выявлении ошибок и недостатков провести с ним критическую беседу. Без этого цель проверки не будет достигнута.
Похожий материал - Статья: Коммуникативный минимум менеджера
14. При обнаружении грубых нарушений руководитель помимо проведения критической беседы может применить по отношению к нарушителям более жесткие меры.Очень важно, чтобы сотрудник знал о своих ошибках. Он имеет на это право, чтобы иметь возможность их исправить.
15. Если руководитель не в состоянии заниматься проведением выборочного контроля, то независимо от имеющихся причин он должен проинформировать об этом вышестоящего руководителя.
16. Причинами, побуждающими руководство фирмы отказаться от выборочного контроля и ограничиться только контролем результатов работы, могут быть:
риск нарушения режима секретности, когда выборочный контроль может стать каналом промышленного шпионажа. Особенно это касается использования его результатов специалистами со стороны;