стр.
1. Введение…………………………………………………………………3-5
2. Понятие, содержание и значение входящих документов. Стадии
работы с ними………………………………………………......................6-7
3. Приём и регистрация входящих документов…………………………8-18
Возможно вы искали - Реферат: Регистрационно-контрольные документы и их роль в делопроизводстве
4. Организация движения документов внутри организации. ………….19-20
5. Исполнение и контроль исполнения входящих документов………...21-23
6. Заключение. …………………………………………………………….24-26
7. Использованная литература…………………………………………...27-28
8. Приложения……………………………………………………………..29-31
- 2 -
1. Введение.
Похожий материал - Реферат: Документационное обеспечение
В современных условиях стремительного прогрессирования общества, своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность любой организации. Одной из таких задач и является правильная организация работы с документами, иначе – документооборот. Именно по причинам необычайной важности, я выбрал для своей работы эту тему.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия.
Вообще, термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) синонимичны, однако, первый из них – "делопроизводство" – возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" – закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий.
Но вернёмся к современному закреплению понятия: в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование , т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и
- 3 -
нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Таким образом, мы подошли к одной из задач работы- т.е. выяснения одного из важнейших вопросов,- того, как регламентируются документы.
Очень интересно - Реферат: Документационное обеспечение деятельности предприятия 2
Помимо того, говоря о теоретической разработанности, достижениях науки в области изучения делопроизводства, необходимо отметить, что в современном мире в отношении этого вопроса нет недостатка в информации, касаемо как теории, так, собственно говоря, и практики - сейчас делопроизводство в своём превалирующем большинстве случаев находится в состоянии чётко работающей системы. В любой организации, все процессы самого «движения документов» обязательно исполняются под строгим контролем уполномоченных на то лиц.
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. По - моему мнению, именно входящие документы, как первичные носители информации, представляют собой наибольший интерес, поэтому на них в своей работе я и буду делать максимальный акцент. Хотя, разумеется, все остальные составляющие движения (к примеру, исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы) не только не менее важны, но и без них не может обойтись ни один полноценный процесс делопроизводства. Поэтому рассмотрение документооборота входящих документов необходимо производить в тесной взаимосвязи, как с исходящими, так и внутренними документами.
Кроме того, помимо основных задач, которые ставятся мной в данной работе (изучение приёма и регистрации входящих документов, исполнение и контроль и др.), следует выделить в изучении процесса документооборота такую
- 4 -
проблему как выявление регламента системы документооборота, использование которой решает заранее поставленную цель и приводит к заранее предсказуемым последствиям.
В связи с тем, что документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами - изучение документов является актуальной задачей и темой для исследования, особенно в наше время. По причине острой нуждаемости каждого человека в умении правильно пользоваться документами, а соответственно и самому принимать участие в документообороте, необходимо абсолютно точно знать те правила,установленные правовыми нормативными актами или выработанные традицией по которым и осуществляется «движение документов».
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
- документирование деятельности;
- организация работы с официальными документами.
Вам будет интересно - Реферат: Документационное обеспечение управления 8
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем действующие в тандеме. Таким образом, подходя к непосредственному изложению изученного мною материала о функционировании систем документооборота, считаю необходимым подчеркнуть тот факт, что исследование происходило с учётом разрешения поставленных вопросов и задач, а также достижения целей, преследуемые в данной работе, которые и были изложены ранее.
- 5 -
2. Понятие, содержание и значение входящих документов. Стадии работы с ними.
Применение любого механизма управления предполагает использование документов , на основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения. Входящие документы являются составной частью сложного многоуровневого процесса, такого как документооборот, который представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки1 .
Каждый документ (в том числе и входящий), применяемый на предприятии, является составной частью систем документооборота регламентов или процедур. В наиболее общем виде каждый документ имеет набор следующих признаков:
· принадлежность документа регламенту или процедуре;
· документ, на основании которого появляется данный документ;
Похожий материал - Реферат: Документационное обеспечение управления 6
· документ, который необходим для появления данного документа как условие;
· документ, который появляется на основании данного документа;
· место возникновения документа;
· условие регистрации документа;