Различают следующие формы представления унифицированного текста: связный текст, трафарет, анкету и таблицу . При этом нужно учитывать, что текст документа в общем виде может содержать информацию о действиях или отношениях (предикат) между учреждениями, организациями, предприятиями или лицами (субъект и объект), о признаках или характеристиках предиката, субъекта и объекта.
Например: "ВНИИДАД разработал проект "Методического пособия по унификации текстов управленческих документов".
Здесь в качестве субъекта выступает "ВНИИДАД"; предиката (действие) - "разработал"; объекта - "проект" и признака объекта - "Методическое пособие по унификации текстов управленческих документов".
От наличия и организации в документе информации о субъекте, объекте, их признаках, действиях и отношениях между ними зависит выбор формы представления текста.
Форма представления информации в виде связного текста или трафарета избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом - изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий.
Возможно вы искали - Реферат: Монтаж мостовых кранов
Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности.
Например, текст письма: "Сообщаем, что по вопросу поставки изделий нашего производства Вам следует обратиться в УМТС Вашего министерства".
Трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.
Например, трафаретный текст в письме: "Согласно разнарядке от
00.00.00 N ______________ нашему предприятию выделен фонд на 19___
Похожий материал - Реферат: Электропривод кран-балки
год на ___________________________________________________________
в количестве ______________________ шт., в том числе по кварталам:
I кв. ______________________ шт. III кв. _____________________ шт.
II кв. _____________________ шт. IV кв. ____________________ шт.".
В трафаретном тексте субъект действия может быть выражен не
Очень интересно - Курсовая работа: Производство настольных светильников
отдельным словом, а глагольной формой в первом лице единственного
или множественного числа, указывающей на наличие субъекта.
Например: "Для проведения приемочных испытаний _______________
____________________________ разработанного ______________________
__________________________________________________________________
Вам будет интересно - Контрольная работа: Пищевая промышленность. Хлебопечение
ПРИКАЗЫВАЮ (т.е. "Я приказываю"):
1. Образовать комиссию в следующем составе:
__________________________________________________________________
________________________________________________________________".
При разработке трафаретов для подразделения всей информации на постоянную и переменную должны быть изучены и учтены все особенности управленческой ситуации, оформляемой документом.
Похожий материал - Реферат: Технология производства и потребительские свойства бензина авиационного
При этом следует учитывать, что постоянная часть каждого предложения трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения ее в трафарет. Каждое предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации. Переменная информация помещается вслед за постоянной и может чередоваться с ней, но всегда переменная информация, вносимая в пробелы, должна быть грамматически согласована с постоянной.
10.01.81
Например: "Сообщаем, что по состоянию на ________ за Вами
две тысячи сто